Wil jij goed georganiseerd te werk gaan, de werkdruk verlagen en winstgevendheid vergroten? Een goede planning geeft inzicht en overzicht en zorgt voor structuur binnen jouw organisatie. Laat jouw teams efficiënter werken en creëer rust in jouw bedrijf.
De winst van een goede planning
Het maken van een goede planning is iets waar jij en jouw medewerkers dagelijks profijt van hebben. Projectmanagers hebben een duidelijk beeld van wie wanneer en waaraan werkt. Medewerkers weten op hun beurt weten precies wat er van hen verwacht wordt. Zo hebben jouw teams meer tijd om te doen waar zij het beste in zijn.
Door het plannen van projecten:
√ Voorkom je paniekvoetbal en structureel overwerk; er heerst rust en overzicht in jouw organisatie
√ Heb je op elk moment inzicht in de status van projecten en naderende deadlines
√ Kun je klanten beter informeren over de voortgang van projecten
√ Leer je realistische ureninschattingen maken voor het opstellen van sluitende offertes
√ Zie je snel of je capaciteit hebt voor het aannemen van nieuwe opdrachten
TIP: Laat medewerkers uren registreren tijdens projecten. Door het nauwkeurig bijhouden van gewerkte uren kun je na afloop van een project meten of de planning en ureninschatting klopt met de uren die daadwerkelijk besteed zijn door medewerkers aan een project. Een ander voordeel van urenregistratie is dat je facturen sneller kunt versturen.
Nadelen van een planning maken
Een planning maken is een kwestie van doen. Zeker in het begin is het best even puzzelen en dat kost tijd. Het verdelen van werkzaamheden, het inrichten van de personeelsplanning en het informeren van medewerkers over hun rol binnen projecten vraagt om een gestructureerde aanpak. De beste manier om met succes te plannen is door te starten met een stapsgewijze aanpak:
Stap 1: Bepaal wat er moet gebeuren en welke kennis en vaardigheden hiervoor nodig zijn
Stap 2: Leg vast wanneer taken uitgevoerd moeten worden en wanneer je hier capaciteit voor hebt
Stap 3: Wijs taken toe aan medewerkers op basis van specialisme en beschikbaarheid
Zeker op het moment dat jouw bedrijf groeit en je steeds meer toffe projecten weet binnen te halen, kan goed plannen al snel een uitdaging worden. Daarom zijn er tegenwoordig diverse programma’s die je helpen bij het verzamelen van alle belangrijke bedrijfs- en projectinformatie in één (online) omgeving: planningsoftware. Met de juiste software voor planning stem je de planning volledig af op maat van jouw bedrijf en maak je plannen een stuk makkelijker, flexibeler en overzichtelijker.
De toegevoegde waarde van planningsoftware
Met planningsoftware heb je altijd en overal real-time inzicht in capaciteit en beschikbaarheid van collega’s. Zo kun je snel bepalen of – en wanneer – je ruimte hebt voor nieuwe opdrachten. Zeker in drukke periodes is deze software een meerwaarde voor het bewaren van rust en overzicht op de werkvloer. Daarnaast heb je steevast inzicht in geplande en bestede uren en zie je direct hoeveel budget over is per opdracht. Schuift een planning op? Pas de planning eenvoudig aan of wijs taken toe aan andere teamleden, die ruimer in hun tijd zitten. Zakelijk succes en efficiënter werken? Dat kun je plannen.